PEMBAHASAN
PENGERTIAN KOORDINASI
Pengkoordinasian adalah suatu proses pemanduan (penyatuan) tujuan dan aktivitas dari berbagai bagaian (fungsi, daerah, unit, dan lain-lain) yang terpisah yang ditunjukan untuk mencapai tujuan yang efisien.
Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).
Menurut Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.
Sementara itu, Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Koordinasi merupakan komponen terpenting dalam suatu organisasi untuk merangkaikan ssegala sesuatu, mengatur sumber daya dan sarana untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif. Terdapat anggapan umum bahwa sarana koordinasi utama merupakan rantai pemerintahan (chain of command).
Koordinasi adalah suatu istilah yang mengandung pengertian koperasi (cooperation), sebab tanpa adanya koperasi tidak mungkin dapat dilakukan. Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:90) mendefinisikan koperasi merupakan kehendak dari individu-individu untuk menolong satu sama lain.
Namun antara koordinasi dan koperasi berbeda. Menurut Handayaningrat (1985:90) pada koperasi terdapat unsur kesukarelaan atau sifat suka rela (voluntary attitude) dari orang-orang di dalam organisasi. Sedangkan koordinasi tidak terdapat unsur kerjasama secara suka rela, tetapi bersifat kewajiban (compulsory).
Setiap menejer harus mensingkronkan (memadukan) pekerjaan para bawahannya yang pekerjaannya berhubungan. Cara pengelompokkan kegiatan-kegiatan itu akan berakibat penting pada banyak koordinasi yang diperlukan dan mudah-sulitnya hal itu dapat dicapai.
Koordinasi berdasarkan anggapan telah adanya pembagian kerja antara para anggota, spesialisasi dari peranan-peranan dan fungsi-fungsi organisasi, dan adanya saling ketergantungan antara para anggota, peranan-peranan dan fungsi-fungsi yang timbul dari pembagian kerja dan spesialisasi. Dalam hubungan-hubungan mula, dimana semua anggota organisasi melakukan fungsi-fungsi yang sama,serupa, atau sejajar, masalah bagaimana menyatakan kegiatan mereka itu menurut defisinya hampir tidak ada. Pengejawantahan itu itu dicapai dengan menggabung, membuat urutan, dan mengatur unsur-unsuryang dibedakan dalam organisasi kedalam urutan waktu dan tempat dalam ruang yang sesuai, dan ke dalam hubungan fungsional yang pasti satu dengan yang lainnya. Proses-proses ini berlaku menurut dimensi-dimensi sasaran atau tujuan dari organisasi itu dan diarahkan untuk mencegah dan mengoreksi terjadinya tumpang-tindih, pengulangan kesalahan, konflik, dan pemborosan yang dilakukan oleh para anggota organisasi, dan untuk menggalang usaha-usaha terpadu dari para anggota ke arah tujuan menyeluruh dari system tersebut.
Keadaan saling ketergantungan secara fungsional diantara bagian-bagian dan operasi-operasi organisasi menimbulkan keperluan akan proses-proses koordinasi. Maka koordinasi itu dapat dilihat sebagai perwakilan keadaan internal dan proses-proses pengejawantahan dalam suatu system organisasi. Koordinasi juga dapat dilihat dalam tingkat dimana setiap bagian dari berbagai bagian system social yang saling tergantung dan bekerja sesuai dengan permintaan dari bagian-bagian lain dan oleh seluruh system tersebut.
Koordinasi dapat dipelajari dalam kaitannya dengan tujuan-tujuan tertentu. Herbert Simon menyatakan bahwa koordinasi itu bertujuan agar semua anggota kelompok menerima keputusan yang sama, keputusan yang lbih teat lagi, menerima keputusan yang satu sama lainnya sesuai, dan bersama-sama berusaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan yang dimaksud disini bukan merupakan sasaran kedua yang mungkin ada dalam suatu organisasi itu, tetapi tujuan utama dari seluruh system itu. Barnard menyatakan bahwa tujuan yang menyeluruh itu sebagai pengertian hal-hal sebagai keseluruhan, dan secara tetap bagian-bagiannya tunduk pada keseluruhan itu. Georgopoulos dan Tanenbaum melihat bahwa dikebanyakan organisasi besar, tujuan-tujuan utama meliputi:
1) hasil yang tinggi, secara kuantitatif ataupun kualitatif atau kedua-duanya.
2) Penyesuaian pada perubahan-perubahan dari dalam dan dari luar.
3) Dipeliharanya sumber-sumber daya dan sarana yang berupa manusia dan benda.
Pentingnya koordinasi telah banyak ditekankan sejak para penulis tentang organisasi yang paling dulu. Konsep tentang koordinasi telah didekati dari berbagai pandangan yaitu :
1) Hubungan wewenang antara atasan dan bawahan.
2) Komunikasi
3) Nilai-nilai yang bertentangan
4) lingkungan organisasi
5) faktor-faktor struktural
6) teknolgi dan arus kerja
March dan Simon menyarankan bahwa ada dua cara umum untuk mengkoordinasi organisasi, yaitu: (1) rencana, dan (2) umpan balik.
Koordinasi dengan rencana terutama dijalankan menurut jadwal-jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya dan melibatkan cara pendekatan yang mengandalkan pada perincian fungsi-fungsi yang harus dihubungkan dengan berbagai peranan yang ada dalam organisasi. Berdasarkan spesifikasi ini, kegiatan-kegiatan diprogramkan, yaitu diberi jadwal waktu dan diatur, dan hubungan-hubungan antara berbagai peranan dalam system itu di tetapkan dan menyatakan agar sesuai dengan program itu. Dilain pihak, koordinasi dengan umpan balik melibatkan pemindahan informasi baru dan memberikan kemungkinan adanya penyusaian-penyusaian yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi yang timbul dari kegiatan system itu sehari-hari, yaitu kebutuhan-kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi melalui perencanaan resmi sebelumnya.
Karena koordinasi itu merupakan pengejawantahan bagian-bagian yang sesuai dengan beberapa asas pokok organisasi untuk mencapai tujuannya, sehingga hubungan-hubungan antara para anggota organisasi menjadi mantap, konsisten, dan teratur, maka koordinasi menjadi peramal utama bagi efektifitas. Namaun, koordinasi data lebih mempengarhi efesiensi. Efektifitas dapat dicapai meskipun ada kegagalan dalam koordinasi, dengan mengalokasikan sumber daya tambahan, seperti lembur, tenaga kerja dan dana. Tetapi tindakan perbaikan itu, menambah banyaknya masukan tanpa menambah keluaran, akan mengurangi efisiensi organisasi.
Perlu kita ketahui bahwa ”semakin tinggi tingkat koordinasi maka semakin tinggi efisiensinya dan semakin tinggi tingkat koordinasi, maka semakin tinggi efektifitasnya”.

SYARAT-SYARAT KOORDINASI
Koordinasi juga harus mempunyai suatu ketentuan atau syarat untuk mencapai tujuan yang utama dalam suatu organisasi. Syarat-syarat koordinasi yaitu sebagai berikut:
1. Sense of coorperation perasaan untuk bekerja sama, dilihat dari bagian per bagian pekerjaan. Dalam syarat ini semua anggota harus saling menjaga perasaan untuk bekerjasama tanpa adanya perselisihan antar anggota dalam suatu organisasi. Koordinasi adalah suatu istilah yang mengandung pengertian koperasi (cooperation), sebab tanpa adanya koperasi tidak mungkin dapat dilakukan suatu koordinasi.
2. Rivairy persaingan antara bagian-bagian untuk berlomba mencapai kemajuan. Artinya setiap anggota bersaing untuk menciptakan prestasi yang terbaik untuk kepentingan utama dalam suatu organisasi.
3. Team spirit saling menghargai satu sama lain pada tiap bagian dan saling memberikan semangat demi kemajuan suatu organisasi, sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
4. Eksprit de corps bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai umummnya akan menambah kegiatan bersemangat dalam pencapaian tujuan utama dalam organisasi.

CIRI-CIRI KOORDINASI
Menurut Handayaningrat (1985:89-90) koordinasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Bahwa tanggungjawab koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi adalah merupakan tugas pemimpin. Koordinasi sering dicampur-adukan dengan kata koperrasi yang sebenarnya mempunyai arti yang berbeda. Sekalipun demikian pimpinan tidak mungkin mengadakan koordinasi apabila mereka tidak melakukan kerjasama merupakan suatu syarat yang sangat penting dalam membantu pelaksanaan koordinasi.
2. Adanya proses (continues process). Karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
3. Pengaturan secara teratur usaha kelompok. Oleh karena itu koordinasi adalah konsep yang ditetapkan di dalam kelompok bukan terhadap usaha individu, maka sejumlah individu yang bekerjasama, dimana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang sangat penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan pertanda kurang sempurnanya koordinasi.
4. Konsep kesatuan tindakan. Hal ini merupakan inti dari koordinasi. Kestuan usaha, berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan-kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil.
5. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama, kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok di mana mereaka bekerja.

PENGHAMBAT KOORDINASI
Hal-hal yang mengahambat koordinasi dalam suatu organisasi yaitu sebagai berikut:
1. setiap bagian/golongan mementingkan bagiannya masing-masing, sehingga dapat menghambat suatu kinerja dalam mengerjakan tugasnya masing-masing.
2. setiap kepala bagian atau unit yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugasnya dalam unitnya sendiri (departemen).
3. adanya vested interested dalam unit-unit atau bagian-bagian, sehingga mereka cenderung untuk memusatkan perhatian pada tujuan bagiannya sendiri.
Ketiga hal tersebut dikatakan sebagai penghambat dalam suatu koordinasi karena setiap masing-masing bagian mementingkan bagiannya sendiri-sendiri tanpa adanya kerjasama dalam koordinasi tersebut.

CARA/MEKANISME KOORDINASI
Ada berbagai cara untuk melaksanakan koordinasi, mulai dari yang paling lemah sampai yang paling kuat yaitu sebagai berikut:
1. Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk mengkoordinasi jika muncul suatu masalah.
2. Melakukan seminar-seminar pelatihan untuk menunjang pemahaman yang dapat menambah suatu wawasan pada setiap anggota organisasi.
3. Transfer staf antar bagian, artinya saling menukar pikiran dalam mengerjakan suatu masalah.
4. Pembentukan satuan-satuan tugas (koordinasi sementara antara bagian-bagian dalam suatu organisasi).
5. Membentuk keanggotaan dalam tim atau panitia (menjamin adanya pengetahuan tentang bagian-bagian serta kegiatan-kegiatan lain).
6. Partisipasi dalam pertemuan perencanaan regular, artinya ikut serta dalam suatu pelatihan untuk mencapai tujuan organisasi.
7. Pembentukkan posisi-posisi penghubung (misalnya peran coordinator).
8. Perjanjian atau persetujuan kerja secara tertulis, artinya setiap masing-masing bagian membuat kesepakatan kerja.
9. Keanggotaan fulltime dalam suatu panitia, artinya setiap anggota bekerja secara optimal (misalnya panitia pembangunan).

PENTINGNYA KOORDINASI DALAM ORGANISASI
Pentingnya koordinasi dalam suatu organisasi untuk:
1. Memungkinkan suatu penyelesaian masalah secara menyeluruh (total accomplishment) yang ada dalam suatu organisasi.
2. Masing-masing bagian yang membentuk keseluruhan menjadi sangat penting dibawah koordinasi.
3. Koordinasi menekankan pentingnya unsure manusia yang ada dalam suatu organisasi.
4. Mengikat menjadi satu kesatuan integral beberapa macam tingkatan unit organisasi.

MASALAH-MASALAH DALAM KOORDINASI
Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko, 2003:197) mengungkapkan 4 (empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualtias produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.